埋設物照会業務のDXと設備保全

小安：主に2つの大きな課題を解決したいと考えています。

1つ目は、「照会業務における稼働の削減」です。従来は電話やFAXで申請を受け付け、窓口で図面を見ながら照らし合わせるというアナログな対応が多く、申請者側にも受付側にもかなりの稼働負担がかかっていました。

実際にお客様からは、「専門の担当部署を設けていても対応が追いつかないほど申請件数が多い」といったお声を数多くいただいています。

2つ目は、「設備保全」です。自社の設備を守る上で、工事会社が事前の照会申請を行わずに工事をしてしまう『未照会工事』が大きな問題となっています。本システムを導入いただくことで、未照会工事の抑制につながり、設備損傷事故の防止にも貢献できると考えています。 

中島：一番注目していただきたいのは、「共同受付」という仕組みによって受付業務が効率的かつ標準的に運用できるようになる点です。従来の電話やFAXでは担当者ごとに対応のばらつきがあり、複数の事業者が関係する工事では確認漏れや連絡漏れが発生しがちでした。

本システムでは、ガス、電力、通信、上下水道など複数の事業者が共同で申請を受け付けることができるため、業務の集約と標準化が実現します。

申請から協議、立会い要否の判断まで、関係者間でリアルタイムに進捗状況を共有できるようになり、確認漏れや連絡漏れの防止にもつながっています。

中島：申請者が申請範囲を選択した際、対象エリアに該当する複数のインフラ事業者が一覧で表示され、一度にまとめて申請できる点です。

申請者の手間が大幅に省けるだけでなく、事業者側にとっても「自社の設備があることを認知していなかった工事会社」からの申請を受け付けられるようになります。双方にとって大きなメリットがあるのが、「共同受付」の大きな特徴です。

さらに、「自動判定機能」も大きな特長の一つです。システム上に設備データを登録しておくことで、工事による設備への影響の有無を自動で判定します。「設備への影響なし」と判定された場合は自動で回答させる設定ができるため、その分の受付担当者の稼働は実質『ゼロ』になります。

田島：当社サービスの新機能「不動産照会機能」は、当初は道路上の埋設物照会を対象としていましたが、「民地の不動産敷地内にある電気やガス、水道などの引込状況調査も、同じシステムで一元管理したい」というご要望をいただき、機能を追加しました。受付業務のデジタル化だけでなく、回答履歴の一元管理が可能になり、業務のDXをさらに推進しています。

また、鉄道会社様からのご要望で実現したのが「近接施工機能」です。線路周辺で足場設置や工事を行う際の事前協議・申請を電子化しました。従来はメールや紙の帳票で運用され進捗管理に手間がかかっていましたが、この機能により現地に足を運ぶことなくリモートで申請ができ、双方の業務効率化につながっています。

今後もお客様の声をもとに機能を拡充し、現場の業務課題の解決を支援していきます。

中島：本システムはクラウドを利用した共同利用型システムですので、新たに大規模な環境構築を行う必要はありません。ネットワークのセキュリティ確認や運用ルールの整理などを行っていただければ、最短2〜3ヶ月で導入が可能です。

田島：ただ、導入時にはシステムの動作や表示条件を定義する「マスタ設定」という重要な作業があります。設定表だけでは実際の運用イメージが掴みにくいというお声もあるため、当社では導入前に「デモ環境」をご提供しています。

事前にマスタ設定や業務フローを体験していただくことで、本格運用開始前に操作や運用イメージを把握していただき、導入後も安心してご利用いただけるようサポートしています。

中島：民間企業の事例として、大手電力会社様のケースをご紹介します。対象エリアが非常に広く、日々膨大な申請を人力で捌くのに多大な稼働がかかっていました。そこで「自動判定機能」を導入いただいた結果、設備影響なしの案件が全体の約97%を占めており、その分の稼働を丸ごと削減できたとの高い評価をいただいています。

ガス会社様では、「不動産照会機能」と「自動判定機能」の組み合わせにより、これまで人手で実施していた確認作業の大部分を自動化し、業務負荷を極限まで低減できる仕組みとして高い関心をお寄せいただいています。

再生可能エネルギー会社様では、「共同受付」と地図上でポリゴンを描いて受付範囲を指定する機能を使い、不要なエリアの申請を受け付けない仕組みをつくることで、業務負荷を増やすことなく設備保全につなげています。

中島：自治体様の場合、例えば水道事業のみで導入しても、申請者は結局ほかのインフラ事業者の窓口へ申請する必要があり、住民サービスや利用者の利便性向上につながりにくい面があります。 そこで、上下水道や工業用水など複数のインフラを一括でシステム化していただくことで、利用者の利便性が向上します。

また、申請者には大手企業だけでなく地域の工事会社も多く含まれるため、地域事業者に対するサービスレベル向上にも貢献できます。

また工業用水や広域水道、流域下水道のように、幹線設備がメインとなる事業者様においては、申請の大半を設備影響なしの案件が占めており、「自動判定機能」をご活用いただくことで劇的に稼働を削減することができます。実際に某県庁職員様からは「これまでで最も効果を実感しているDX施策の一つ」といった評価をいただいています。

小野：現在は電気・ガス・水道・通信のメインインフラに加え、不動産、鉄道、再生可能エネルギー、さらには埋蔵文化財包蔵地を管理する自治体様へと提供領域を拡大しています。今後はケーブルテレビ事業者様や高速道路会社様なども含め、地下設備や地下情報を保有する全国のあらゆる事業者様・自治体様にご加入いただき、対象を広げていきたいと考えております。

そして将来的には、地下設備や地下情報を保有するすべての事業者・自治体がつながる「業界横断の共同受付基盤」を構築し、利用者が必要な申請や照会をワンストップで行える環境を実現したいと考えています。

事申請手続きの効率化と設備の損傷事故ゼロ化を通じて、社会インフラの安心・安全を支える「本当の意味での社会基盤」へと発展させていくことが、私たちの大きな目標です。